Como aplicar a abordagem Lean Six Sigma
Temas como “Qualidade” e “Data Analysis” são cada vez mais relevantes nos dias de hoje. As organizações estão cada vez mais conscientes do valor da transformação e da análise de dados, bem como das vantagens estratégicas que podem advir da sua utilização. Ao mesmo tempo, os clientes estão cada vez mais exigentes no que diz respeito aos custos e à qualidade dos produtos e serviços que lhes são oferecidos.
Como resposta a estas necessidades de gestão, novas metodologias vão sendo criadas e adaptadas com o objectivo de melhorar a eficiência, a eficácia, a qualidade e o valor de cada processo.
Lean Six Sigma é uma abordagem utilizada em melhoria contínua que resulta da sinergia entre a metodologia Lean, que visa reduzir desperdícios entre objectos, actividades e recursos humanos e não humanos desnecessários ao processo; e a estratégia Six Sigma, que tem como princípio a redução da variância inerente a cada processo, diminuindo, assim, oportunidades de erro que possam resultar em defeito. Em última análise, a metodologia Lean Six Sigma tem como objectivo melhorar a eficiência de um processo, o que se reflecte directamente na redução de custos e no aumento de qualidade do produto. É uma metodologia centrada no cliente, focada na identificação e na satisfação das suas necessidades e expectativas.
Ao aplicar esta abordagem, qualquer empresa ou organização de qualquer área de negócio, passa a gerir os seus processos com base em métricas e dados estatísticos, em vez de depender unicamente da experiência e intuição da sua equipa de gestão.
Para implementar esta metodologia e tirar partido dos seus benefícios, é necessário, em primeiro lugar, analisar minuciosamente os processos implementados, identificando as áreas de desperdício e de ineficiência passíveis de optimização; e, num segundo momento, definir uma estratégia de optimização com base nas 5 fases do ciclo DMAIC, sendo elas:
- Define: A definição do problema identificado e dos objectivos mensuráveis a atingir com a optimização;
- Measure: A recolha de dados e de métricas relevantes ao processo actualmente implementado, que comprovem e detalhem o problema identificado no ponto anterior;
- Analyze: O tratamento e análise dos dados recolhidos, por forma a conseguir identificar causas por detrás do problema;
- Improve: A então optimização do processo actual, implementando soluções para o problema identificado; e por último,
- Control: O controlo do novo processo, monitorizando o que foi implementado de forma a validar se foram atingidos os objectivos anteriormente definidos.
Uma vez finalizada a fase de controlo, é possível repetir o ciclo, aplicando-o ao mesmo ou a outros problemas, no mesmo ou em diferentes processos, com o objectivo de identificar e implementar alterações incrementais de forma interativa.
Durante todas as fases do ciclo DMAIC, é incentivada a utilização de inúmeras ferramentas e técnicas de análise estatística, entre o Diagrama de Ishikawa (Espinha de peixe), para identificar as causas raiz do problema; a análise SWOT, para identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças associadas à situação; a análise de correlação e regressão de dados, para identificar relações entre as variáveis do processo; entre outras.
Lean Six Sigma e, em particular, o ciclo DMAIC são abordagens bastante flexíveis e podem ser aplicadas em vários tipos de processos, desde a produção de produtos e serviços, até à gestão de projectos IT, adaptando-se sempre às necessidades da organização e do problema em causa, permitindo um processo mais eficiente e eficaz em melhoria contínua.
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