Como tirar o melhor partido do OneNote em contexto de gestão de projecto

Se ao longo do teu dia de trabalho estás presente em múltiplas reuniões, reconheces a necessidade de existir uma Ata de reunião.

Embora no passado, a Ata fosse percecionada como algo complexo, numa linguagem formal e até seguindo um protocolo rígido, hoje em dia a Ata é um documento muito útil, de simples execução e de fácil entendimento.

Esta não é mais do que um relato escrito, um resumo de informação em documento, que permite perceber o que foi debatido e/ou decidido numa determinada reunião.

O principal objetivo é divulgar aos intervenientes a ordem dos trabalhos e as resoluções realizadas em reunião. Pode ser usada com um carácter informativo ou como um documento de contestação e/ou confirmação de decisões tomadas em situação de conflito.

Importância da Ata em contexto de projeto                   

As Atas de reunião permitem ao Gestor de projeto afirmar com exatidão quando decisão X foi tomada ou atividade Y foi executada. A Ata de reunião acrescenta valor ao projeto, porque não só traz clareza e transparência a todos os intervenientes como tem o poder de esclarecer algum conflito ou ponto menos claro que possa surgir entre as partes.

Por outro lado, e na perspetiva do Stakeholder a Ata de reunião funciona como um guia, uma vez que indica todos os assuntos discutidos, decisões tomadas, dependências e próximas ações. Ao consultar a Ata, o Stakeholder (quer tenha participado na reunião ou não) saberá em que ponto o projeto se encontra e quais os próximos passos.

Nota importante: É de extrema importância colocar por escrito tudo aquilo que é discutido e/ou decidido nas reuniões realizadas em diferentes momentos do ciclo de vida do projeto, de forma a facilitar a gestão do mesmo.

Continua a ler para saberes mais detalhes em como criar uma Ata!

OneNote na criação e partilha de Ata

Caro Gestor de projeto, já conheces o OneNote?

O OneNote faz parte do Office da Microsoft, e disponibiliza uma serie de características que podem ser muito úteis no dia-a-dia de gestores de projeto, nomeadamente na criação e na partilha de Atas de reunião.

O OneNote facilita:

1. A Criação
2. A Divulgação
3. O Arquivo de Atas de reunião realizadas ao longo do ciclo de vida do projeto.

A informação no OneNote é segmentada em três grandes grupos:

1. Notebook
2. Section
3. Page.

Através do OneNote é possível organizar a informação da forma que faça mais sentido. A estrutura do OneNote deverá, por exemplo, atribuir o NoteBook ao Cliente Affinity, o projeto ao Marketing e a Section às fases do projeto (Phase 1, Phase 2, Phase 3). Na Section é possível encontrar a Page que não é mais do que a Ata em si.

Com esta divisão da informação no OneNote é possível organizar de forma muito simples e intuitiva o histórico das Atas, que no futuro e em caso de contestação irá poupar tempo na procura do momento que confirma o acordo atingido ou a decisão tomada.

Desta forma, para potenciar a organização da Atas, o titulo deve incluir:

Ano/mês/dia :: Nome do Cliente :: Designação do projeto :: Fase do projeto :: Tipo de reunião (daily, weekly, …)

Como organizar informação na ata

As Atas podem assumir diversas formas, dependendo do contexto e necessidade. No nosso caso específico a Ata lista todos os tópicos discutidos, colocando em cada um deles uma descrição sumária do mesmo, decisões tomadas, dependências identificadas e próximas ações acordadas. Nestas últimas, deverá ser mencionado o executante e/ou responsável e a respetiva data de conclusão.

Se quiseres tornar a Ata de reunião mais apelativa, dispondo a informação de forma sucinta e simples para ser de fácil leitura, podes apresentá-la da seguinte forma:

Tópicos:

• Discussão do ponto 1:
  • Sumário da discussão
    • Referir decisões tomadas
    • Salientar dependências
    • Apontar ações seguintes
• Discussão do ponto N+1:
  • Sumário da discussão
    • Referir decisões tomadas
    • Salientar dependências
    • Apontar ações seguintes.

Próximas Ações:

• Ponto 1 – Mencionar próximas ação/ações, responsável pela(s) mesma(s) e data(s) de conclusão;
• Ponto N+1 – Mencionar próximas ação/ações, responsável pela(s) mesma(s) e data(s) de conclusão;

Por último, é igualmente importante mencionar a data em que a reunião foi realizada, os intervenientes convidados para a reunião, indicando os presentes e não presentes para futuro histórico.

Em conclusão, a Ata de reunião torna-se uma importante ferramenta de gestão de projeto e o OneNote um importante aliado para uma otimizada, simples e organizada partilha de informação com todos os intervenientes e Stakeholders. Estas são algumas das melhores práticas que tenho aprimorado ao longo da minha carreira mas dada a versatilidade do OneNote, a forma como a informação é apresentada pode, claro, ser melhor adaptada à tipologia de negócio e projeto para melhor ir ao encontro das tuas necessidades específicas.

Espero que estas dicas te sejam úteis. Bons projetos!