Notas como Ferramenta de Organização de Trabalho e… de Vida!
“Tomai notas e aprendei, isto é o meu ensinamento que será entregue por vós”
Começo este artigo imaginando a música do genérico do Dragon Ball que abre palco para o narrador: “No último artigo, assistimos aos nossos heróis a aprender novas técnicas/ ensinamentos do mestre Vitor, a trabalharem duro para sobreviver ao trabalho remoto, com inúmeros hobbies e passeios higiénicos com os cães e iguanas dos vizinhos… Depois de várias semanas, vamos ver o estado dos nossos heróis…”.
Pois é, se pensavam que o que eu tinha para vocês era uma partilha isolada de sugestões/teorias, estavam enganados! Prometo, no entanto, que desta vez o artigo será de maior utilidade! Vamos a ele?
Notas, notas e mais notas
Vivemos num mundo cada vez mais digital, onde toda a gente passa o dia em frente a écrans. O telemóvel acabou por se tornar aquele gadget onde trazemos tudo, incluindo notas sobre o que temos para fazer. Mas é bom por vezes deixar o digital de lado e continuar a usar o nosso velho amigo papel para certas situações – a primeira boa razão que vos posso dar é que o papel não fica sem bateria quando mais precisamos dele!
Tirar notas é algo que de tão simples, também se torna uma ferramenta de trabalho muito eficaz. Durante a pandemia dei conta que precisava de algo mais para me apoiar na gestão do trabalho e tarefas. Ferramentas, que me ajudassem a organizar o dia-a-dia, a não esquecer algumas coisas, a ter em atenção outras, e fui aprendendo alguns métodos para me ajudar tanto a nível pessoal como profissional. Na minha opinião, no meio das várias opções que possamos imaginar e explorar a mais direta, simples e eficaz passa por simplesmente pegar numa folha e tirar as ditas notas, notas estas que podem ir do mais básico: apontar ideias numa humilde folha de papel, ao mais profissional com um sistema de organização bem mais eficaz.
Nível básico
“Fazer o básico é o princípio da excelência” – Fredjoger
Esta é possivelmente a forma que conhecemos desde muito novos, aquela que nos foi ensinada na escola primária e que está sempre ao nossos dispor. Em que consiste? Pegar numa folha de papel solta e escrever por extenso o que queremos fazer durante o dia, consoante vamos completando tarefas, riscamos, apagamos ou simplesmente deixamos estar até se deitar o papel fora. Mas quem fala numa simples folha de papel, fala também de pequenos cadernos de bolso, que servem para o efeito de estar sempre ali ao nosso lado para apontar ideias em qualquer lugar ou ocasião.
É tão simples, mas faz com que tenhamos algo em mão para nos ajudar – quando vamos às compras, por exemplo, para não esquecer aquelas batatas fritas camponesas que são fantásticas… ou para lembretes em letra tamanho 5 daqueles para não ser apanhado pelo professor. Ahhh bons tempos de estudante. Na realidade nunca copiei, tremia que nem varas verdes só de pensar em fazê-lo.
Vocês percebem: notas escritas sempre ao vosso lado! E no final, quando o papel com as preciosas notas termina o seu propósito e não precisamos mais dele, mandamos para o cesto da reciclagem. Sim meninos e meninas, vamos reciclar!
Nível Intermédio
“As suas notas não mostram como você é, apenas mostram uma pequena parte sobre o seu conhecimento, as suas notas jamais te definem.” – Lemilesi
Voltamos ao nosso caderno e aqui, o tamanho é indiferente, tal como se preferem organizar as ideias em papel de linhas, branco ou quadriculado.
Este é possivelmente o sistema mais usado por todos e que seja para o que for, serve e tem alguma customização possível, as famosas checklists!
Sim, as famosas checklist são notas, mas com aquele quadradinho atrás onde colocamos um sinal quando está feito, sendo simples, fácil e eficaz de manter um histórico diário do que temos em mente fazer, o que realmente foi feito e o que ficou por fazer e porquê.
O meu sistema de checklist diário é simples, contém a data como título, seguido da informação que define se a tarefa é profissional ou pessoal e uma linha para cada objetivo que estipulo para aquele dia. A minha sugestão é que deixes também um espaço extra para colocar algumas notas que possam ser importantes manter sobre aquele tópico em particular. Exemplo fácil, um tópico que era para ser feito naquele dia, mas por alguma razão não ficou, é importante apontar o motivo.
É importante que sejamos realistas com o número de tópicos que colocamos por dia, afinal de contas, o dia só tem 24h e temos um limite do que realmente conseguimos fazer. No início colocava mais do que fazia e com o tempo comecei a gerir melhor esse aspeto.
O que notei com este sistema foi que me fui sentindo mentalmente mais organizado, livre, menos preocupado, o trabalho começou a fluir melhor e nada ficava para trás.
Por norma uso cores para diferenciar os “estados” dos objetivos e para as notas. Fica mais fácil a leitura para todos.
Nível avançado
“Empty your mind. Be formless, shapeless, like water. (…) Be water, my friend” – Bruce Lee
Este é o meu nível atual, que embora esteja a dar as primeiras passadas, já noto as vantagens em relação ao sistema anterior. Tal como a citação do Bruce Lee sobre ser “água”, este é aquele ponto em que o “tirar notas”, se pode adaptar como nós desejarmos e transformar o nosso caderno, numa máquina infalível que irá conduzir o nosso dia, semana, mês ou ano, da melhor maneira possível.
Venho então falar do sistema Bullet Journal, conhecido também apenas como BuJo.
O sistema BuJo foi criado por Ryder Carroll, que desde novo teve problemas em aprender e concentrar-se, e que depois de experimentar todos os sistemas e técnicas existentes, não conseguia dar a volta. Criou a sua própria técnica, que lhe permitiu controlar as tarefas a realizar, os assuntos extra para os quais pudesse divagar, e assim desacelerar, acalmar e ter tempo para aprender, fazer o que tinha a fazer e não se esquecer de nada durante este processo. Aconselho a que espreitem este, este e este vídeo no Youtube para saberem mais sobre o método.
O engraçado deste sistema, é que com tão poucas “regras” que tem, estas servem apenas de base para um conjunto de possibilidades quase infinitas de como criar e gerir o nosso BuJo como mais nos convir. Uma vez mais, o Youtube tem inúmeros vídeos de outras pessoas que partindo deste método, adaptaram e criaram a sua própria forma de gerir a vida pessoal e profissional! Vão encontrar desde verdadeiras obras de arte a outros bastante simples!
No meu caso, ainda me encontro em fase exploratória no sentido de tornar o meu BuJo uma ferramenta de grande produtividade, para já, o meu BuJo começa com o significado de todas as chaves que uso na capa, seguido pela página inicial, o índice, onde coloco as várias páginas importantes que estarão presentes no caderno, seguido de uma página chamada “Future Log” onde é colocado tudo que entretanto passou de mais urgente (que podia estar no mapa semanal) para menos urgente e para uma data mais futura e por fim, uma página que para já está divida em duas secções, “Brain Dump” e “Goals”. “Brain Dump”, é onde coloco tudo o que acho importante de apontar para pesquisar mais tarde e que me vou lembrando durante o dia. Evito assim parar o que estou a fazer e agrego juntamente com outros tópicos para me dedicar numa outra altura do dia. “Goals”, é onde coloco os meus objetivos do ano, por exemplo, participar em pelo menos uma corrida.
Depois destas folhas principais, começa a vertente que uso atualmente que consiste em duas páginas semanais. A primeira tem a minha semana, com o título da semana, exemplo “Semana seis”, com a data de início e fim, que divido em 6 dias – para já não planeio o meu domingo! Eheheh! Cada um desses dias tem espaço para eu colocar tudo que sei que tem de acontecer naquele dia. Assinalo tudo o que for fazendo e tudo o que ficar por fazer, é definido no final da semana se é para passar para a seguinte ou se mudou de importância e datas, sendo assim passada para o “Future Log”.
Na segunda página, a página das tarefas, assinalo as que faço e as que precisam de ser feitas durante a semana, mas sem uma data específica de início ou fim. No cabeçalho tenho uma coluna para cada dia da semana, seguido de espaço vazio. Por baixo de cada coluna com o dia da semana, coloco um bullet com o dia em que comecei a tarefa, e consoante o seu estado, vou colocando outro bullet para o dia em que foi terminada.
Com este método, vou conseguindo medir o meu esforço semanal, o que é previsto e deverá acontecer durante a semana, não tendo que reescrever todos os dias, o que ficou por fazer do dia anterior, como acontecia com a checklist tradicional que usava antes, em que escrevia dia-a-dia o que teria de fazer. Este método permite-me também ter uma overview da semana, sem a necessidade de desfolhar, não tenho que pensar nas tarefas que tenho para fazer depois e o seu conteúdo o que me permite ser mais produtivo e eficaz.
Existem exemplos online de pessoas que com este sistema de notas, conseguem gerir projetos de alguma complexidade, sem o uso de ferramentas digitais extras.
Conclusão
É claro que tudo isto é apenas a minha opinião/sugestão e cada um deve tirar notas, da forma que lhe seja mais conveniente! No entanto, acredito que devemos estar sempre abertos a novas sugestões/abordagens, que talvez possam melhorar a forma como estamos habituados a trabalhar, detetando e combatendo tudo o que possa estar a roubar tempo e produtividade no nosso dia-a-dia.
Para mim tem sido eficaz, tem aumentado a minha produtividade, deixado o meu cérebro mais livre e ao mesmo tempo, ter tempo para mim mesmo e para poder investir mais do meu tempo em projetos futuros pessoais.
Mesmo que possam não estar a pensar no último nível, aconselho a que espreitem os vídeos do Ryder Carroll, porque o saber não ocupa lugar e aprender algo que possa ajudar, nunca é demais.
Espero que este artigo venha a ser útil e que possam com ele melhorar o vosso dia-a-dia através das notas!
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